Was ist eine Agenturübertragung und worauf kommt es an?

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Agenturübertragung – was ist das eigentlich genau? Agenturbestände überträgst Du, wenn Du zum Beispiel eine Direktvereinbarung auflöst und alle Verträge ausnahmslos an einen Pool oder anderen Makler (beispielsweise wegen eines Bestandsverkaufs) überträgst. Dies gelingt bei den meisten Versicherungsgesellschaften auch ohne Maklervollmacht im Rahmen des „Code of Conduct“. Du informierst Deine Kunden postalisch über die Übertragung und räumst ihnen ein Widerspruchsrecht ein. Dann erfolgt die Übertragung und Du kannst die Maklervollmachten in Ruhe nach und nach einholen.

Warum müssen die Verträge vor der Bestandsübertragung im MVP angelegt sein?

Bedenke immer, dass Dich die Übertragung allein nicht glücklich macht. Du möchtest auch die Vertragsinformationen und, wenn möglich, die Vergütung erhalten. Insbesondere bei der Übertragung in Deinen Poolbestand ist es wichtig, dass Dein Pool einen für Dich übertragenen Vertrag auch als Deinen Vertrag erkennt und Dir zuordnen kann. Dein Pool führt nicht nur für Dich Übertragungen durch, sondern für sehr viele Makler gleichzeitig. Deshalb muss Dein Pool wissen, welche Übertragungsaufträge von Dir stammen.

Gib niemals eine Bestandsübertragung an einen Pool in Auftrag, indem Du diese direkt an den Versicherer schickst! Eventuell ist die Bestandsübertragung trotzdem erfolgreich, Dein Pool erhält womöglich sogar eine Courtage. Nur kann der Pool nicht herausfinden, wem der Vertrag zuzuordnen ist und Du erhältst Dein Geld nicht. Auch erhältst Du die Vertragsdokumente nicht, kannst Deiner Betreuungspflicht nicht gerecht werden. Das will keiner.
Bedenke: Selbst wenn eine Zuordnung theoretisch manuell möglich wäre, so hat Dein Pool zu viele ähnliche Vorgänge um dies manuell zu leisten. Stattdessen müssen Deine Verträge bereits im Maklerverwaltungsprogramm (kurz: MVP) Deines Pools erfasst sein. Dann können übertragene Verträge automatisch, schnell und absolut sicher auf Dich geschlüsselt werden und Du erhältst Deine Courtage, Deine Dokumente und immer aktualisierte Daten.

Du solltest daher jeden Vertrag im MVP Deines Pools anlegen, den Du übertragen möchtest. Bei blau direkt, Finanz-Zirkel und insuro kannst Du Verträge manuell anlegen oder dies durch die „blau direkt-App“ per Fotografie der Police mit Deinem Smartphone erledigen. Willst Du komplette Direktvereinbarungen übertragen, kannst Du die Daten auch kostenfrei durch Deinen Pool importieren lassen. Auch eine Vertragsanlage per Schnittstelle ist möglich, wenn Du diesen Vorgang – beispielsweise als Softwarehaus oder InsurTech – aus eigenen digitalen Anwendungen heraus anstoßen möchtest.
Welcher Weg für Dich geeignet ist, klärt die Maklerbetreuung Deines Pools mit Dir.

Warum ist für die Übertragung die richtige Versicherungsnummer so wichtig?

Dein Versicherungspartner hat unter Umständen viele Hunderttausend Kunden und noch mehr Verträge. Vor allem aber erhält Dein Versicherungspartner sehr, sehr viele Bestandsübertragungsaufträge. Es ist wichtig, dass die Versicherungsnummer absolut korrekt übermittelt wird, damit die Übertragung schnell und zuverlässig geschehen kann.
Insbesondere bei der Übertragung in Deinen Poolbestand ist es wichtig, dass Dein Pool Dir einen für Dich übertragenen Vertrag auch als Deinen Vertrag erkennt und Dir zuordnen kann. Ohne die hundertprozentig fehlerfrei erfasste Versicherungsnummer ist dies nicht gewährleistet. Das gilt insbesondere auch für die vollautomatisierte Abrechnung. Nur mit einer korrekt geschriebenen Versicherungsnummer ist gewährleistet, dass Du Dein Geld erhältst. Selbst wenn eine manuelle Zuordnung grundsätzlich möglich wäre, kannst Du nicht davon ausgehen, dass der notwendige Zeitaufwand für Deinen Pool zu leisten ist. Die Vorgangsmenge ist dafür schlicht zu groß.

Verschärft wird das Problem zusätzlich, weil sich die Versicherungsnummer bei einigen Versicherern mit der Übertragung ändert. In dem Fall ist eine Zuordnung nur noch möglich, wenn die ursprünglichen Versicherungsnummern absolut korrekt übermittelt wurden, da die alte Nummer nur noch einmalig an den Pool zurück übermittelt wird und der Abgleich vollelektronisch funktioniert.

Du musst die Versicherungsnummer so erfassen, wie sie Versicherer im automatischen Datenaustausch verwenden. Leider ist dies nicht zwingend mit dem identisch, wie Du es in den Policen und Druckstücken der Versicherer vorfindest. Dort werden die Versicherungsnummern oft durch laufende Nummern, Nummern regionaler Vertriebsdirektionen oder Deiner eigenen Agenturnummer ergänzt.
Wie die Versicherungsnummer korrekt auszusehen hat, kannst Du im Maklerverwaltungsprogramm der Dionera, das unter anderem von den Maklerpools blau direkt, Finanz-Zirkel und insuro genutzt wird, erkennen.

Korrektes Format der Versicherungsnummer

Erfasse den Vertrag zunächst wie üblich. Nachdem Du mindestens die Gesellschaft und die Versicherungssparte erfasst hast, färbt sich das Versicherungsnummernfeld rot ein, falls die Versicherungsnummer nicht im richtigen Format erfasst wurde. Du kannst dann erneut in den Bearbeitungsmodus gehen. Dort findest Du dann neben dem Eingabefeld für die Versicherungsnummer ein kleines „Infofeld“. Hältst Du den Mauszeiger darüber, öffnet sich eine Legende, die Dir genau erklärt, wie die Versicherungsnummer geschrieben wird.

Jan Wendt ist Spezialist für Agenturübertragungen und unterstützt derzeit die Kfz-Abteilung.

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