Zugangskontrollen im Maklerbüro

Von Fort Knox ist oft sprichwörtlich die Rede, wenn es darum geht ein Gebäude als besonders gut gesichert zu beschreiben. Kein Wunder in Fort Knox lagerten einst bedeutende Goldbestände.

Heute gibt es in jedem Maklerbüro wertvolleres als Gold. Wie schützen Sie es?

Daten sind der wahre Goldschatz

Viele Kollegen denken beim Wert ihrer Firma an abstrakte Begriffe wie „Kunden“ oder „Bestand“. Tatsächlich bemißt sich fast der gesamte Wert einer Maklerfirma an Forderungen. Diese Forderungen – für vermittelte Versicherungsverträge nämlich – werden regelmäßig mit Geldzahlungen beglichen. Das was mit „Bestand“ gemeint ist, sind dann letztlich Forderungen.

Eine Forderung ist im Grunde aber nichts anderes als ein Recht auf Zahlung eines bestimmten Geldbetrages zu einem bestimmten Zeitpunkt. Die Forderung ist mit genauer Kenntnis der entsprechenden Daten verbunden. Der eigentliche Wert eines Maklerbetriebes beruht daher auf Daten.

Fremde Vermögen im Computer

Weitaus wertvoller sind jedoch die Daten, die der Makler für Dritte aufbewahrt: Daten über Vermögenswerte seiner Kunden, Lebensgewohnheiten oder gar intimste Gesundheitsdaten. Geraten diese Daten in falsche Hände, birgt dies ein großes Schadenspotential. Neben verletztem Stolz können Unterhaltsforderungen, Erpressungen, Erbstreitigkeiten oder gar Gefährdungen für Leib und Leben aus dem Verlust der Daten resultieren.

Entsprechend viel Gewicht misst der Gesetzgeber dem Schutz der Daten zu.

Schäden und Strafe

Fallen intime Daten durch Nachlässigkeit des Maklers in die falschen Hände ist der Makler nicht nur schadensersatzpflichtig. Mitunter macht er sich sogar strafbar.

Daten wie Gold schützen

Wenige Gramm Edelmetalle besitzen bereits einen hohen Wert. Je höher der Wert je Gramm, desto wertvoller das Edelmetall. Wie wertvoll sind dann Daten, die nicht einmal das geringste Gewicht aber immer einen Wert haben?

Aus diesen Gründen müssen Sie Daten ebenso schützen, wie Sie Gold schützen würden: Auch wenn Sie wenig davon haben, würden Sie es nicht offen zugänglich lassen: Sie schlössen Ihre Türe ab. Müssten Sie die Türe der Kundschaft wegen offen lassen – etwa wie ein Juwelier – würden Sie mindestens einen Summer an der Türe befestigen, damit niemand unbemerkt hinein käme, nicht wahr?

Würden Sie Gold aufbewahren, würden Sie demnach in sinnvollem Maße Zugangskontrollen einrichten.

Zugangskontrollen im Maklerbetrieb unerläßlich

Aus genanntem Grund sind Zugangskontrollen zum Maklerbetrieb je nach Geschäftsausrichtung unerläßlich:

  • Ein leeres Büro muss immer verschlossen sein. Je nach Umfang gelagerter oder im Zugriff befindlicher Daten müssen die Schließmaßnahmen entsprechend umfassend sein, von Sicherheitsschlössern bis hin zu stahlverstärkten Türen und Alarmanlagen im Falle großer Datenbestände.
  • Ein offenes Büro darf nicht frei zugängig sein. Kann ein Besucher identifiziert werden, bevor er das Büro betritt? (Türspion? Gegensprechanlage?)
  • Sind dauerhaft offene Zugänge mit einem Tonsignal versehen oder gar videoüberwacht?

Angemessenheit

Natürlich muss nicht jeder Makler sein Büro schützen als wäre es Fort Knox. Ein kleiner Privatmakler muss nicht unbedingt eine Alarmanlage installieren.

Es darf Ihnen jedoch nicht passieren, dass ungebetene Gäste unbemerkt eintreten können, während Sie „nur mal schnell“ austreten.

Ein Eintrittsmelder mit Klingel kostet ab 8,95 Euro bei Amazon. Das sollten Ihnen Ihre Kunden wert sein, nicht wahr?

Geschäftsführer & Mitgründer von blau direkt. Buchautor des Bestsellers "Wie man perfekt Frauen aufreißt...", welches sich speziell dem Internetmarketing für mittelständische Unternehmer widmet.

3 Kommentare

Avatar von Stefan Plenk
Stefan Plenk am 27.03.2013 um 9:28 Uhr

Moin Oliver
interessantes Thema. Wie sieht bd das Thema Datenschutz nach § 4 BDSG…und zwar für uns Einzelkämpfer?
So wie ich das sehe kommen wir um einen Datenschutzbeauftragten nicht herum.
Viele Grü§e
Stefan Plenk
http://www.stefan-plenk.de u.a.

Avatar von Oliver Pradetto
Oliver Pradetto am 27.03.2013 um 9:42 Uhr

§4 BDSG ist relativ unproblematisch für uns, da wir Dokumentationsvorschriften haben. Dies bedingt natürlich auch Datenspeicherung.

An anderer Stelle schreibt das BDSG einen Datenschutzbeauftragten vor, koppelt dies aber an die zahl der Mitarbeiter, die selten über 8 Beschäftigten liegen dürfte. Daher ist seitens des BDSG die Thematik nur für größere Maklerunternehmen ein Thema.

Dennoch hast Du Recht, denn das BDSG wird durch die jeweiligen Landesgesetze, durch Verordnungen und durch Urteile konkretisiert und erweitert. Hieraus ergibt sich de facto, dass jeder der sensible Daten – beispielsweise Gesundheitsangaben – erfasst, speichert, bearbeitet einen eigenen Datenschutzbeauftragten haben muss.

Ein Problem theoretischer Natur, dass bislang kaum ein Maklerbetrieb -weitgehend folgendlos – nicht gelöst hat. Allerdings planen die Landesbehörden eine Durchsetzung dieser Thematik in den nächsten 3-4 Jahren. blau direkt arbeitet bereits an einer preiswerten und bürokratiearmen Lösung für alle angeschlossenen Partner. Nicht ohne Grund ist unser Datenschutzbeauftragter DEKRA-zertifiziert. 😉

Liebe Grüße
Oliver Pradetto

Avatar von Marco Barreto Bittner
Marco Barreto Bittner am 27.03.2013 um 9:54 Uhr

Da wir ISO-Zertifiziert sind, haben wir einen Datenschutzbeauftragten. So hoch ist der Aufwand gar nicht. Aber gut, wir haben auch ein paar Angestellte.

Was ich zu dem Thema mal einwerfen möchte: Wer nutzt eigentlich die Online-Rechner wir F&B, Morgen und Morgen etc.? Da werden auch viele Daten gespeichert, oft bestätigen wir per Klick, dass uns eine entsprechende Zustimmung der Kunden vorliegt. Hat das wirklich jeder Makler in seinen Maklerverträgen verankert?

Wir hatten es bis vor wenigen Wochen nicht und aktualisieren gerade unseren Bestand.

Ich denke das Thema wird immer wichtiger, weshalb ich er klasse finde, dass Ihr es thematisiert.

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