Warum Schreibtische Zeitbomben sind…

Fragen Sie in Unternehmen nach, ob diese Kundendaten mit Respekt behandeln, wird diese Frage fast immer intensiv bejaht werden.

Ein Blick auf die Büroschreibtische straft die Unternehmen Lügen.

Eine kleine Geschichte

„Schatz, Du sollst den Bürgermeister zurückrufen. Er klang ziemlich sauer.“ erklang die Mitteilung auf dem Anrufbeantworter des Handys von Makler Werner B.  Die Frau von Werner B. klang dabei reichlich besorgt in der Stimme.

Kaum hatte Werner B. den Bürgermeister am Apparat, war dieser kaum noch zu normaler Kommunikation fähig. Was Werner B. doch für einen Sauladen hätte und dass er nun verklagt würde. Das ganze Dorf wissen nun schon von seiner Erkrankung. Selbst von Schulkindern würde er öffentlich gehänselt.

Werner B. war die Beschwerde des Bürgermeisters ein Rätsel. Klar. Werner B. hatte den Bürgermeister vor ein paar Wochen persönlich beraten und für die Prüfung des Berufsunfähigkeitsrisikos waren auch die Gesundheitsangaben des Bürgermeisters zur Sprache gekommen. Dieser hatte sich wegen einer Geschlechtskrankheit behandeln lassen. Doch Werner B. hatte davon niemandem erzählt, nicht einmal seiner Frau.

Nach einigen Tagen kam Werner B. die bittere Erkenntnis und rief seinen Sohn zu sich. Im väterlichen Gespräch stellte sich heraus, dass der Sohn am Schreibtisch des Vaters seine Hausaufgaben gemacht hatte. Dabei fiel ihm der offen liegende Antrag des Bürgermeisters ins Auge. Da der Sohn von Werner B. mit dem Sohn des Bürgermeisters in eine Klasse ging, war seine Neugier geweckt. Ohne sich darüber Gedanken zu machen hatte der Sohn später im Streit auf dem Schulhof „Dein Vater hat doch Herpes am Sack“ gebrüllt.

Diese Geschichte war für Werner B. nicht folgenlos. Neben dem Bürgermeister verlor Werner B. in der Folge eine Reihe an Kunden.  Der tobende Bürgermeister beschwerte sich zudem beim Landesdatenschutzbeauftragten, was unangenehme Prüfungen, Gespräche und Auflagen zur Folge hatte. Zudem musste Werner B. ein Ordnungsgeld zahlen.

Wirkung ist ausschlaggebend

Ihrem Kunden ist es egal, ob Sie gute Absichten hatten. Wenn seine Daten in die Hände Dritter gelangen, wird er wenig begeistert sein. Das „Warum“ ist Ihrem Kunden herzlich egal.

Was offen liegt, verletzt Ihre Datenschutzpflicht!

Vertrauliche Unterlagen dürfen nicht offen auf Ihrem Schreibtisch liegen bleiben. Im Fall von Werner B. war es sein Sohn der eine Katastrophe ausgelöst hat. Ebenso gut können aber auch Mitarbeiter, Handwerker, Reinigungskräfte, Bekannte bei einem Blick auf den Schreibtisch Kenntnisse erhalten, die diese nicht erhalten dürfen.

Dabei sind nicht allein sensible Gesundheitsangaben ein Problem. Schon Anschriften können besondere Brisanz entwickeln, wenn diese in die falschen Hände gelangen.

Maßnahmen

  • Alle Personen die Zugang zu Ihren Büroräumen haben, müssen eine Datenschutzvereinbarung unterschreiben und intensiv darüber aufgeklärt werden, wie Kunden- & Vertragsdaten zu behandeln sind. Dies gilt insbesondere auch für Reinigungskräfte.
  • Kann eine solche Datenschutzvereinbarung nicht erreicht werden,  weil auch Personen Zutritt zu Ihrem Büro haben, bei denen eine solche Vereinbarung nicht möglich ist (beispielsweise Postboten) muss die Sicht auf den Schreibtisch durch den jeweiligen Mitarbeiter für die dritte Person unterbunden werden. Da dies nach Feierabend oder in der Pause nicht gelingen kann, muss der Schreibtisch immer aufgeräumt sein, wenn der Mitarbeiter den Arbeitsplatz verlässt. Das bedeutet alle Kunden- & Vertragsunterlagen müssen vom Schreibtisch (und Bildschirm) entfernt werden. Dies gilt auch beim kurzen Gang auf die Toilette. Dieser Vorsatz muss mit allen Mitarbeitern in einer „Clean-Desk“-Vereinbarung schriftlich fixiert werden.
  • Ihre Büroräume müssen fest verschlossen sein, wenn Sie und keine Mitarbeiter mehr im Büro sind. Dies gilt insbesondere auch dann, wenn Ihr Büro in Ihrer Wohnung untergebracht ist. Ihre Familie darf – auch versehentlich- keinen Einblick erhalten. Dies gilt ganz besonders für Kinder.
  • Zum Datenschutz gehört auch die ordentliche Verwahrung und Sicherung der Daten. Haben Sie Katzen oder Hunde? Denken Sie daran sicherzustellen, dass auch Ihre Haustiere keine Kundenunterlagen beschädigen.
  • Damit insbesondere in größeren Büros keine unberechtigten Personen unbemerkt eindringen können benötigen Sie Zugangskontrollen. Oft reicht hier schon ein kleines Gerät das piept, wenn die Tür geöffnet wird.

Geschäftsführer & Mitgründer von blau direkt. Buchautor des Bestsellers „Wie man perfekt Frauen aufreißt…“, welches sich speziell dem Internetmarketing für mittelständische Unternehmer widmet.

5 Kommentare

Avatar von Versicherungsmakler Ohligschläger in Hamburg
Versicherungsmakler Ohligschläger in Hamburg am 28.01.2013 um 14:13 Uhr

Da lohnt es doch ein Büro zu haben, das man abschließen kann, damit der brave Versicherungsmakler seine Daten im Zaum hält. Problematisch ist natürlich auch die richtige Entsorgung des Datenmülls der Versicherungskunden. Ich bin mir ziemlich sicher, dass man hier an mancher Mülltonne wahre „Datenschätze“ von unwissenden Versicherten finden könnte…

Avatar von Daniel Steinberger
Daniel Steinberger am 28.01.2013 um 15:12 Uhr

Wenn das Thema nicht so ernst würde, würde ich mich totlachen über die Story. Datenschutz ist natürlich ein Muß (so wie aber auch passender Schutz für den „kleinen“ Bürgermeister bei seinen ausserehelichen Aktivitäten ein Muss ist).

Avatar von Timo Fuhrmann
Timo Fuhrmann am 28.01.2013 um 21:45 Uhr

Ein sehr heikles und vernachlässigtes Thema. Es gibt ein schönes Seminar über Datenschutz bei dem Maklerkollegen John zum Datenschutz. Wenn man das Seminar besucht hat (was bei mir der Fall war), will man gar nicht mehr ins sein Büro zurück. Theoretisch kann man jeden Kollegen „anschwärzen“, deshalb hier keine näheren Informationen. Wichtig ist, dass sogar jede Papierseite nicht einfach in die Altpapiertonne geworfen werden darf.

Avatar von Dirk Gärtner
Dirk Gärtner am 29.01.2013 um 20:37 Uhr

Ja der liebe Datenschutz 🙂
Zur Altpapierentsorgung nutzen wir Rhenus Logistik. Alles Papier kommt in die Tonne die selbstverständlich im Büro steht und nicht außerhalb. Alle 1-2 Monate lassen wir die dann abholen und das Papier wird sicher geschreddert.
Probleme habe ich zurzeit andersherum mit einem Versicherer, der bei mir eine Schufa gezogen hat, obwohl es bisher nur ein loses Anbahnungsgespräch gab. Zwar ist meine Schufa sauber, aber hier hat wohl jemand ordentlich seine Kompetenz überschritten.

Viele Grüße aus Berlin
Dirk Gärtner

Avatar von Alexander
Alexander am 07.02.2013 um 16:56 Uhr

Ja, das kann sehr problematisch werden. Deshalb Unterlagen immer gleich wegheften, wenn nicht gescannt und das Büro abschliessen.

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